Commencez par l'objectif, pas par le gadget
Une activation de conférence fonctionne quand elle sert un objectif précis. Les objectifs typiques sont la visibilité de la marque, la valeur pour les commanditaires, l'engagement des participants pendant les pauses, ou un souvenir qui garde votre événement dans les foyers et bureaux par la suite. Choisissez un objectif principal avant de concevoir quoi que ce soit : il décide où va l'activation, comment elle est présentée et comment vous mesurez le succès.
Placez-la là où les gens se trouvent déjà
Une station d'aimants photo itinérante n'a pas besoin d'emplacement fixe; elle suit l'énergie de la journée : inscription, pauses café, réceptions de réseautage et zone des commanditaires. Placez le présentoir avec les aimants terminés dans un endroit visible et achalandé, car voir les aimants des autres donne envie aux délégués d'avoir le leur. Évitez les culs-de-sac et les zones bruyantes où les photographes ne peuvent pas circuler.
Concevez pour la marque et pour le délégué
Votre modèle d'aimant doit porter le nom de l'événement, l'année, le logo et une palette de marque claire. Restez épuré : les délégués doivent bien paraître sur la photo, pas rivaliser avec les graphiques. Pour les événements à plusieurs commanditaires, convenez tôt de la position des logos et des approbations, car une épreuve révisée par le marketing, les commanditaires et le lieu prend plus de temps qu'une épreuve révisée par un seul contact. Nous fournissons une épreuve numérique et révisons jusqu'à l'approbation.
Si votre public est bilingue, concevez le modèle dans les deux langues. Nous pouvons composer le texte en français, anglais et plus de 52 autres langues.
Le déroulement le jour J
- Installation avant l'ouverture des portes : un court breffage avec le responsable de l'événement, une impression d'essai et une vérification de l'alimentation et du wifi au besoin.
- Fenêtres de circulation : concentrez la couverture à l'inscription, pendant les pauses et à la réception plutôt que de vous disperser pendant les sessions.
- Présentation : gardez les aimants terminés visibles sur le présentoir et renouvelez-les régulièrement.
- Clôture : terminez par une dernière tournée pendant la réception de clôture, quand les invités sont le plus détendus.
Personnel et ampleur
La couverture doit correspondre à votre public. Nos forfaits vont d'un photographe pour 1 heure à 499 $ à deux photographes pour 5 heures à 1 999 $. Une Activation de marque complète, avec cadres personnalisés, présentoir de marque et galerie numérique, débute à 1 499 $. Pour les conférences de plus de 500 participants, nous préparons une soumission sur mesure avec plusieurs équipes itinérantes, des heures prolongées et un point de contact dédié, selon votre horaire et votre lieu.
Mesurer le résultat
Convenez avant l'événement de ce à quoi ressemble le succès. Parmi les indicateurs utiles : le nombre d'aimants imprimés, le nombre de délégués photographiés par rapport à la participation, les commentaires des commanditaires et les délégués qui publient ou partagent leurs photos. Une galerie numérique, offerte à 199 $ ou incluse avec l'Activation de marque et le forfait Grand, donne à votre équipe marketing une banque de photos d'événement à réutiliser. Vérifiez les exigences de consentement et de vie privée avant de publier des photos de délégués, y compris les règles québécoises.
Liste de contrôle avant l'événement pour les organisateurs
- Confirmez la date, le lieu, l'heure d'installation et la personne-ressource.
- Partagez les lignes directrices de marque, les logos et les exigences des commanditaires.
- Faites approuver l'épreuve numérique par chaque intervenant.
- Convenez des fenêtres de circulation et de l'emplacement du présentoir.
- Planifiez comment vous partagerez la galerie ou les aimants de suivi par la suite.
Ce qu'il ne faut pas faire
Évitez de placer l'activation à côté d'une scène bruyante, de cacher le présentoir derrière des bannières de commanditaires ou d'ajouter plus d'un bloc de logo par aimant. Les modèles surchargés rapetissent les délégués. N'attendez pas la dernière semaine pour lancer les approbations : les épreuves à plusieurs intervenants sont la source de retard la plus fréquente.
Après l'événement
Pour les délégués qui n'ont pas pu venir ou pour les commanditaires et conférenciers, nous pouvons expédier des aimants de marque après l'événement. Les aimants en quantité coûtent 4,50 $ chacun pour 50 à 99, 3,25 $ chacun pour 100 à 249 et 2,50 $ chacun pour 250 à 499, avec soumission sur mesure au-delà de 500. Un aimant de suivi avec la photo de l'événement garde votre marque sur un bureau ou un frigo bien après la fin de la conférence.
Indiquez-nous votre date et votre nombre d'invités et nous répondons sous 24 heures avec nos disponibilités et un prix exact.
Voir les solutions corporatives et les tarifs → · Demander une soumission corporative →Questions fréquentes
Gérez-vous les conférences de plus de 500 participants?
Oui. Pour 500+ participants, nous préparons une soumission sur mesure avec plusieurs équipes itinérantes et un coordonnateur dédié.
Les commanditaires peuvent-ils avoir leur logo sur les aimants?
Oui, une fois la position des logos et les approbations convenues. Nous envoyons une épreuve à valider avant l'impression.
Combien de temps à l'avance réserver?
Le plus tôt possible. Envoyez une demande avec votre date et nous répondons sous 24 heures; un dépôt de 200 $ réserve votre date.
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